Factura electronica

Factura electronica

Mys inventarios como sistema Pos y  cumpliendo con las necesidades de nuestros clientes, ha desarrollado según la ley los lineamientos que permitan que conviva y se coordine mediante un proveedor electrónico aprobado por la DIAN, razón por la cuál se ha integrado el proveedor “THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S” Autorizado según Resolución 2542 de la DIAN.

Cuando hablamos de factura electrónica en Colombia, inmediatamente, dueños de negocios y comerciantes piensan en un sistema de facturación que debe ser implementado en sus puntos o dentro de sus actividades comerciales, sin embargo, la falta de información y formación acerca de la normativa puede generar que a partir del 1 de enero del 2019 se incurra en el no cumplimiento de la norma.

En este articulo responderemos a varias preguntas:

¿Quiénes deben implementar Facturación electrónica? ¿Quién o qué entidad exige la implementación de la factura electrónica? ¿Qué es un título valor y su relación con la factura electrónica? ¿Qué es un sistema Pos y su relación con la facturación electrónica? ¿Quienes estan llamados a iplementar la factura electronica? ¿ Qué Beneficios traé la implementación de la factura electrónica? ¿Qué condiciones tecnológicas y fiscales debe cumplirse para generar factura electrónica?

¿Quiénes deben implementar Facturación electrónica?

Esta respuesta se puede dar desde dos frentes, quienes están obligados y quienes pueden implementarla, en la actualidad deben estar en el modelo de facturación Electrónica los grandes contribuyentes, y el régimen común o personas naturales generadoras de IVA o impuesto al consumo (impoconsumo)  a partir del primero de enero del 2.019, por otro lado, puede ser implementada por el  régimen simplificado aunque los que se encuentren dentro de este régimen no tengan la obligación de facturar de manera electrónica no significa que no puedan implementarlo, para esto debe declararse como voluntario ante la DIAN, cabe aclarar que al efectuarse una venta esta debe ser respaldada para tener el control de las mismas y por comodidad del cliente, teniendo en cuenta que al implementar este método de facturación son los clientes quienes lo exigirán, ya que para ellos este nuevo sistema de facturación da validez a cada compra ya que es considerada esta facturación como un título valor a nivel tributario.

Nota: para declararse como voluntario ante la DIAN, es necesario solicitar una cita en en esta entidad  por la página  http://www.dian.gov.co//asignaci%c3%b3ncitashttps://agendamientodigiturno.dian,gov.co

¿Quién esta exigiendo la implementación de la factura electrónica?

La DIAN exige la implementación de factura electrónica, con el fin de llevar la trazabilidad y tener un control completo de la facturación, el Decreto que soporta esta información es el 2245 de 2.015, este decreto contiene las condiciones que debe soportar las transacciones de venta de bienes y servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales que estén autorizados para regir la factura electrónica (Proveedor tecnológico autorizado por la DIAN).

¿Quiénes están llamados a implementar la factura electrónica?

  1. Las personas naturales o judiciales que tienen obligación y sean seleccionadas por la DIAN para expedir la factura electrónica (OBLIGADOS).
  2. Las personas naturales o jurídicas que tienes la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica (VOLUNTARIOS)

3.Las personas que, no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el estatuto tributario o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica (VOLUNTARIOS)

¿Qué es un titulo valor y su relación con la factura electrónica?

Un título valor tiene como bondad la transabilidad y acreditación en la actividad económica y en los negocios mercantiles.  El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dejó en firme la Resolución 294 del 13 de febrero de 2018, “Por la cual se expide el Manual de Funcionamiento de los Sistemas de Negociación electrónica de facturas electrónicas como Título valor”.  Para que una factura sea reconocida como título valor debe cumplir con los siguientes requisitos.

  1.  Segun el artículo 621 del código de comercio, :  mención del derecho que se incorpora en el título, firma de quien lo crea, en  facturación  electrónica debe hacerse de manera electrónica.
  2. Según el artículo 617 del estatuto tributario  debe cumplir que diga explícitamente “factura de venta” NIT del vendedor, Nombre con apellidos o razón social de quien presta el servicio;
  1. Indicar el NIT de quien adquiere los bienes o servicios (cliente) y el nombre con apellidos o razón social, junto con la información del IVA pagado.
  2. Número consecutivo de factura de venta entregado por la DIAN,
  3. Descripción de artículos o el servicio prestado por los cuales se genera la factura
  4. Indicar el valor total de la transacción.

¿Qué es un sistema POS y su relación con la facturación electrónica?

punto de venta o Sistema POS, es una agrupación de herramientas compuestas por Software y Hardware, que principalmente le permiten a los negocios la organización de sus funciones entre esas  facturar sus ventas, y así poder manejar el flujo de caja, entrando en materia, se expresa en  el Decreto 2242 – Articulo 16 que  El obligado a facturar electrónicamente podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando su modelo de negocio lo requiera. En estos casos, cuando el adquirente sea un responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, si lo requiere para efectos de impuestos descontables, podrá solicitar la factura correspondiente. En este evento el obligado a facturar electrónicamente deberá expedirle factura electrónica en las condiciones del presente Decreto.

Con base en lo anterior el escenario optimo sugiere que el  sistema POS que se implemente este alineado con el sistema de facturación electrónica, recuerde que debe ser autorizado por la DIAN como proveedor tecnológico.

¿Beneficios de implementar la factura electrónica?

  • Periodos de entrega minimizados, los tiempos de entrega de una factura se reducen de días a minutos.
  • incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la factura de hasta tres días, razón por la cual será será solicitada por el clíente
  • impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.
  • reducción de costos con Facturacion de hasta 85%.

 

¿Qué condiciones tecnológicas y fiscales debe cumplirse para generar factura electrónica?

según el articluo 2245 del 2015 se enuncian las condiciones tecnologicas y de contenido fiscal,

  • Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN
  • Dar cumplimiento a los requisitos previamente mencionados del ARTICULO 617 del et (es decir, todos los contemplados en dicho artículo con excepción del nombre o razón social y NIT del impresor y la impresión), y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
  • NIT o tipo de documento de identificación del adquirente.
  • Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación. dicha firma digital o electrónica puede pertenecer al obligado a facturar electrónicamente, a las personas autorizadas en la empresa para facturar o al PROVEDOR TECNLOGICO. al respecto, el ARTICULO 7 DE LA RESOLUCION 00019 DEL 2016 indico que TODA FACTURA ELECTRONICA DEBERA INCORPORAR FIRMA CONFORME A LA POLITICA DE FIRMA DE LA DIAN.
  • Incluir el código de factura electrónica.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

  • Estar denominada expresamente como factura de venta.
  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • *MODIFICADO* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación.
  • El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  • *-Declarado Inexequible Corte Constitucional-

 

En conclusión podemos decir que la factura electrónica es un requisito que tiene un trasfondo a nivel tributario importante, ya que esta reglamentado y estandarizado según la normativa ya expuesta, podemos concluir que aunque el régimen simplificado no este obligado al igual que el régimen común y grandes contribuyentes, a nivel operativo en el desarrollo de su actividad económica trae beneficios el postularse para la implementación de Factura Electrónica, teniendo en cuenta que los usuarios consumidores o clientes serán quienes den uso y por tanto exijan la factura Electrónica generando desventaja al no tenerla implementada. Si esta en los planes de nuestros clientes implementar el proceso de Facturación electrónica, estamos a su disposición con el conocimiento y con los lineamientos.

Autor: Anguie Cifuentes  Martinez

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