¿Como administrar una panadería?

¿Como administrar una panadería?

Administrar una panadería va más allá de entender sobre cifras y de atención al cliente, significa conocer la información necesaria para mantenerse al día y llevar procesos contables adecuados y satisfactorios.

Es vital llevar controles de información para administrar un negocio . No es simplemente vender, pedir inventario cuando se nos antoje, y al final ver el estado de cuenta y pensar que eso fue lo que ganamos de utilidad.

existen 6 controles básicos que se deben emplear en la administración de una panadería

  1. Control de ventas.
  2. Control de compras.
  3. Control de inventarios.
  4. Control de costos.
  5. Control de transformación de materias primas.
  6. Manejo de caja menor y caja mayor.

La administración de una panadería es una tarea, aunque dispendiosa, fundamental para el buen desempeño del negocio, por eso se deben conocer datos indispensables para mantener un proceso contable de calidad y ganancias óptimas.

Es necesario que el panadero conozcan la información y documentación clave para tener un control de inventarios óptimos y disminuir las perdida por faltantes o por malgaste. Ante esto, los panaderos deben documentar la siguiente información:

Registro de compras

es necesario tener todos los registros de compras para saber en qué se está invirtiendo y en qué cantidad , al tener un registro de compras se puede realizar un análisis ABC de las materias primas más demandadas y así saber cuáles hacerle más control de inventarios

Estandarización de fórmulas

El panadero debe conocer los ingredientes exactos a emplear para la elaboración de un producto, Se debe tener un estándar de las fórmulas que se emplean en el proceso de transformación de materias primas más conocido como mojes, el estándar permite tener un control sobre las salidas de las materias primas que son gastadas en el moje y también permiten tener un control de calidad en la producción.

Al estandarizar las formulas, se debe identificar las unidades de control y de medida de las materias primas. Ejemplo:

  1. Gramos: las harinas, margarinas, azúcar, sal, levaduras etc.
  2. Mililitros: leche, esencias, tinturas, etc
  3. Unidad: huevos, mezcladores, piezas de decoración etc

Ejemplo de una formula.

  1. 6 libras de blandito.
  2. 3000 gramos de harina.
  3. 1000 gramos de azúcar.
  4. 1000 gramos de margarina.
  5. 4 unidades de huevos.
  6. 10 mililitros de esencia de mantequilla.
  7. Etc.

A través de fórmulas estandarizadas, el panadero sabrá con exactitud cuánto le cuesta elaborar cada producto que produce para la venta, y calcular sus márgenes de ganancia.

Registros de venta

Además de lo anterior, los registros de las ventas son fundamentales para mantener orden en las cuentas. Tener registros oportunos, información suficiente y acertada. es muy importante contar con esta información siempre actualizada , esta información le servirá para conocer la situación financiera del negoción, al tener claro el panorama financiero del negocio la toma de decisiones es más acertada.

Información Financiera: para que el panadero sepa cómo va su negocio se deberán generar reportes de balance general, estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo.

Activos productivos: tener la ficha técnica de los bienes adquiridos para la fabricación de sus productos, con el fin de programar anticipadamente los mantenimientos preventivos y correctivos.

El administrador del establecimiento deberá ser constante con los reportes de ingresos, costos y gastos. También es necesario que el panadero tenga en cuenta que quien administre su negocio debe ser una persona que se caracterice por su habilidad técnica al conocer los procesos del negocio; su habilidad humana, para interactuar con los clientes y empleados, y su habilidad personal, con un espíritu emprendedor e innovador y con la capacidad de asumir riesgos.

Caja menor y  caja mayor

Es  una mala práctica que el dinero de los pedidos se retire de la caja del punto pos en donde se registran las ventas.

Mysinventarios aconseja manejar un flujo de caja en donde el dinero de los pedidos, compras de productos y todo lo que sea inversión de materias primas y artículos  sean administrados en caja menor, Para los gastos de operación como arriendo, nomina, servicios etc, deben manejarse con el dinero de caja mayor.

Cuando hablamos del proceso de registro de venta, ese dinero que se recoja al final del día  se debe destinar  una parte para la caja mayor y la caja menor. Cuando se realiza el cierre de caja este cierre debe ser lo que el cajero vendió desde que comenzó el turno  hasta  que finalizo su jornada.

El responsable de administrar la caja menor debe ser el administrador del negocio.

El dinero  que usted maneje para cancelar sus pedidos se  debe obtenerse de la caja menor,  para un negocio como lo es la panadería se recomiendo no manejar un flujo de caja menor  mayor a una semana, no es lo mismo tener 7.0000.000 millones semanales en caja menor, a tener un flujo de caja de 28.000.000 millones mensuales.

Todo lo que sea compra de materias primas y compras de productos, ese dinero debe salir de la caja menor.

El dinero para pagar los gatos de operación, nomina, arriendo, servicios  etc , este dinero debe salir de caja mayor así mismo como el dinero de las ganancias.

Usted al final de cada día debe destinar un dinero para caja mayor y otro para caja menor

Nuestro sistema le ayudara en ese proceso, al finalizar el día Mysinventarios  le indica  cuánto dinero debe ir a caja mayor y cuánto dinero debe ir para caja menor.

 

 

Recuerde que el dinero de caja mayor es únicamente para gastos de operación y al finalizar  el mes el dinero que quede en caja mayor será la ganancia obtenida, al final usted vera un reporte de esta manera

sistema pos panaderia

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